Onboarding pendant le Covid-19

Onboarding pendant le Covid-19

Actualité

Chères clientes, chers clients,

Comme vous nous en parlez très souvent, les premiers jours dans une nouvelle société sont primordiaux. Ils donnent au nouveau collaborateur une image quasi indélébile de l’entreprise, de ses règles officielles et officieuses, de son fonctionnement. C’est un sujet qui nous tient particulièrement à cœur chez EuroSelect RH et nous demandons toujours un debrief à nos candidats après les premiers jours passés à leur nouveau poste.

Mais comment peut se passer cet accueil dans le contexte actuel ? Comment remettre de l’humain indispensable à tout onboarding, quand le recrutement a été long et en grande partie virtuel ? Comment l’accueillir au sein d’équipes dissociées, en pleine distanciation sociale, avec parfois une partie en télétravail ?

Les dernières semaines ont été assez révélatrices de la résilience de certains secteurs de l’économie. Les processus de recrutement ont finalement souvent été maintenus et achevés. Si certains candidats ont commencé en télétravail, la plupart ont finalement vu leur date de prise de fonction repoussée plusieurs fois avec une certaine dose d’incertitude à la mi-mai. Encore une fois cette crise, malgré tout son aspect dramatique, nous offre une opportunité de repenser nos habitudes et en particulier de quitter la spirale infernale de l’urgence pour prendre le temps de mieux faire les choses.

Vous trouverez ici des idées de bonnes pratiques onboarding adaptées à la situation actuelle car souvent tout se joue sur des détails que votre salarié n’oubliera pas et qui donneront une teinte globale à son “expérience employé”.

Les principales composantes de la réussite d’un bon onboarding: Organisation, Implication et communication.

Avant le premier jour:

. A la signature du contrat un entretien permet de bien définir la mission, les composantes du salaire, les divers avantages de la société, les horaires, le code vestimentaire :  il faut limiter les zones d’ombre.

. Si le début a été repoussé, il est important de rassurer votre nouveau collaborateur. Il attend depuis des semaines. Le manager ou les RH doivent reprendre contact avec lui régulièrement pour le tenir au courant de la politique de confinement de la société. Il ne doit pas se sentir oublié.

. Rediscussion sur le rôle du nouveau salarié entre le superviseur et les RH car il a pu évoluer en fonction du changement de situation. Définition des premiers projets qui lui seront confiés et qui lui serviront de formation.

. Organisation du parcours d’intégration : établissement du planning des rencontres qu’il aura dans les premières semaines avec les collaborateurs avec qui il devra travailler et la direction, organisation des formations prévues.

. Nomination d’un mentor qui sera chargé d’accompagner le nouveau salarié dans sa découverte du poste, de l’organisation, des procédures et de la culture de société.

. Organisation du poste de travail : ordinateur avec les accès et comptes dont il aura besoin, téléphone, fournitures, commande des cartes de visites, etc. il arrive encore tellement souvent que le nouvel arrivant ne dispose pas d’ordinateur dans les premiers jours de son arrivée.

. Communication à l’équipe de l’arrivée de ce nouveau collègue et de son rôle en son sein. L’implication de l’équipe dans cette intégration est cruciale et ce message en est la première pierre. Il peut par exemple demander à l’équipe de planifier les “activités sociales” de la première semaine (déjeuner, café).

. Rendez-vous pour le premier jour : Quand la date de début est enfin fixée, lui donner un rendez-vous précis et la personne qu’il devra demander à la réception. Le nouveau collaborateur n’est pas nécessairement obligé de commencer à 8h ou 9h pour son premier jour.  Il ne sert à rien de le faire commencer en même temps que tous les collègues qui seront dans l’excitation de se retrouver après 6 semaines de confinement et télétravail. Donnez-lui rendez-vous à 10h30, par exemple, vous serez alors disponible pour l’accueillir.

Aussi, il est fort probable que les restaurants, internes et externes, restent fermés pendant la première phase du déconfinement et il est donc important de lui préciser s’il doit apporter son déjeuner.

. En attendant sa prise de fonction vous pouvez lui transmettre des propositions de lectures et rapports pour approfondir sa connaissance sur votre secteur et société.

Le premier jour : 

. Une annonce officielle : sera envoyée à l’ensemble de la société par les RH pour annoncer l’arrivée de ce nouveau collègue. Ce message de bienvenue indiquera le poste du nouvel employé ainsi que quelques détails sur son parcours afin de donner quelques informations sur lui. Ainsi même les collaborateurs en télétravail auront l’impression de l’avoir rencontré.

. L’accueil : ce premier jour au sein de l’entreprise est important. Devoir attendre à la réception lors de ce premier rendez-vous ne laissera pas une bonne impression au nouvel arrivé. C’est aussi l’intérêt de le faire venir plus tard, vous avez alors eu le temps de traiter vos mails urgents par exemple.

. Entretien de bienvenue : le manager devra faire un point sur les conséquences du COVID 19, redéfinira et précisera les attentes surtout si elles ont dû être adaptées à la situation exceptionnelle.

Il présentera le planning des rencontres, formations et du onboarding en général. Certaines rencontres se feront en Visioconférences.

. Introduction à l’équipe avec qui il travaillera et indication de son nouveau poste de travail.

. Présentation à son mentor.

. Visite du bureau, le mentor (ou le manager) lui fera faire le tour des bureaux, des espaces communs et services importants à connaître (IT, commodités, machines à café, etc..). A cette occasion le mentor pourra transmettre des informations sur la culture de l’entreprise et des détails sur les procédures et usages internes.

. Entretien avec les Ressources Humaines : finalisation des documents administratifs, présentation des avantages de la société (Parking, tarifs préférentiels, etc.), réponses aux questions diverses du nouveau collaborateur, rappel des procédures internes et des règles du télétravail.

. Il est conseillé de prévoir un moment de convivialité comme un déjeuner avec le nouveau collaborateur. Idéalement c’est au mentor ou à son manager de prévoir de déjeuner avec lui, mais les restaurants ne seront peut-être pas encore ouverts. Vous pouvez commander quelque chose à partager en salle de réunion avec l’équipe. Ce déjeuner permet de faire connaissance de façon plus informelle, toujours dans l’objectif de faire de ce premier jour un bon moment.

. Une formation rapide aux spécificités IT de l’entreprise sera bienvenue afin que le nouveau collaborateur puisse être opérationnel sur son poste de travail ou avec le système de télétravail.

Les premières semaines :

. Le parcours d’intégration continue avec les rencontres et formations planifiées.

. Une communication régulière et ouverte sera instaurée pour évaluer l’avancement de son intégration, sa vision de la mission maintenant qu’il connaît mieux l’environnement de travail et connaître les difficultés qu’il peut rencontrer.

. Il sera également important de lui expliquer les attentes pour le mois suivant, avec un plan d’action précis, et si possible, lui communiquer les projets à venir et le flux de travail prévu.

. Une discussion avec le mentor permettra de vérifier régulièrement que tout va bien.

Fin de période d’essai : 

Trop souvent il y a un vrai décalage entre l’attente de cette date importante pour le salarié et la perception de l’entreprise qui oublie de la formaliser,

Un entretien de fin de période d’essai acte la confirmation dans son poste au salarié et permet aux deux parties de faire un point sur son intégration et sa performance. Donner un feedback positif et constructif au collaborateur à ce moment permettra de renforcer sa motivation. Ce sera peut-être aussi l’occasion de lui proposer des solutions et des formations pour pallier les difficultés qu’il a pu rencontrer.

Il existe sans doute d’autres points intéressants (Merci de partager !) mais tous s’inscrivent dans le même esprit : l’attention particulière au nouvel arrivant. En effet, s’il n’y a rien de plus frustrant que d’arriver dans l’anonymat il n’y a rien de plus euphorisant que de sentir accueilli à travers souvent de petites attentions, de petits détails. C’est cette euphorie qui garantira le degré d’implication du collaborateur durant les premiers mois.

 

Ainsi, un bon onboarding : 

  • n’est pas qu’une question de RH, c’est un projet pour l’ensemble de l’équipe
  • est la première plateforme que l’entreprise offre au salarié pour qu’il s’épanouisse
  • est indispensable si on attend une implication rapide du collaborateur
  • est plus un investissement en temps qu’en ressources financières

Bon courage à toutes et tous pour la reprise progressive de l’activité dans les prochaines semaines !

EuroSelect RH SA

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